Coalition Publica is pleased to announce this year’s grant for student journal editors, in collaboration with the Student Journal Forum.
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Coalition Publica se réjouit d'annoncer la nouvelle édition de la bourse pour les éditeurs étudiants et les éditrices étudiantes, en collaboration avec le Forum des revues étudiantes.
La version française suit
Are you part of the editorial team of an undergraduate or graduate student-run journal interested in developing new skills and developing capacity? Are you planning a specific project—for example, applying to the Directory of Open Access Journals, developing an equity, diversity, and inclusion policy, or implementing accessibility standards on your website—that could benefit from some funding? Consider applying for a Coalition Publica Student Editor Grant!
Coalition Publica is an open infrastructure project dedicated to advancing research dissemination and digital scholarly publishing in Canada. We are proud to support undergraduate and graduate student editors in developing their skills and implementing best practices in digital scholarly publishing within their journals.
Value
2 grants of $1,000 each; at least one grant will be awarded to an undergraduate student
These grants are one-time payments funded by the Social Sciences and Humanities Research Council of Canada through the Pan-Canadian Access to Knowledge Initiative.
Grant funds may be used for (including, but not limited to):
Stipends for the grant recipient (student editor), and other key members of the journal team, to dedicate time to a special project;
Paying for services that support the project (e.g., graphic design, web development, copy editing, etc.);
Paying for software licenses that support the project;
Training or conference fees for the grant recipient (student editor), and/or other key members of the journal team.
Grant funds may not be used for:
Printing costs associated with the production of journal issues;
Capital purchases (e.g., laptops, tablets, printers, desks or other furniture, etc);
Event costs to launch a new issue.
Eligibility
Eligible students must meet the following criteria:
An undergraduate or a graduate student enrolled at a Canadian university in the next academic year (2025-2026);
Must intend to be a member of the editorial team of an eligible student journal in the next academic year (2025-2026);
Must be able to receive funds in a Canadian-based bank account.
Eligible journals must meet the following criteria:
Student-run, meaning that the majority of operations are undertaken by students;
Hosted by a Canadian academic library;
Publishes original, peer-reviewed student research (peer review includes review by faculty, journal editors, or other students; other types of content may be published as well);
Publishes primarily in English and/or French (other languages may be published as well);
Have published at least one issue in the past calendar year and can demonstrate progress towards publishing a future issue.
Priority will be given to student editors and student journals who have not previously benefited from the grant.
Grant funds will be paid to one recipient representing the journal in August 2025, who will assume responsibility for managing the funds on behalf of the journal/team.
Selection criteria and evaluation process
Applications will be independently reviewed by members of the organizing committee of the Student Journal Forum, which includes librarians and publishing professionals. To avoid potential conflicts of interest, reviewers will not evaluate applications from editors/journals hosted at their institutions.
Applications will be assessed against all eligibility criteria. In addition, reviewers will assign points based on how well the proposal addresses each of the following expectations using a 1 (low) through 5 (high) scale, such that proposals are scored out of 25:
The proposal is relevant for a student-run journal and the project objectives are clearly stated;
The proposal identifies and responds to a need that goes beyond regular journal operations (e.g., development of new skills, capacity, special project);
The proposal demonstrates potential for lasting, positive impact on the journal;
The described project is feasible/reasonable for a student-run journal;
The budget is realistic for the proposed project and the costs are justified appropriately.
Equity, Diversity and Inclusion
Coalition Publica is committed to the principles of equity, diversity and inclusion. Student editors from historically under-represented and equity deserving groups, or who are editing journals with a mission to support such groups, are encouraged to submit their projects. Applications are also encouraged for projects that address diversity, equity, inclusion, or accessibility.
How to apply
Applications may be submitted in English or French.
Applicants must complete the online application form, which includes:
A description of the journal (up to 250 words)
Project description and state of any progress so far (up to 500 words)
Budget outlining how the funds will be used (please download and complete this budget template)
Name and contact information for a faculty member, staff member, or librarian at the journal’s host institution who can serve as a reference to validate the information in the application
Note that you will need a Google account to submit the application form. If you do not have a Google account, or do not wish to submit using a Google account, please contact Jeanette Hatherill (jeanette.hatherill@coalition-publi.ca) for a Word version of the application form.
Application deadline: Midnight Pacific Time on April 13, 2025
Inquiries should be sent to Jeanette Hatherill, Senior Coordinator for Coalition Publica, jeanette.hatherill@coalition-publi.ca
Vous faites partie de l'équipe éditoriale d'une revue étudiante de premier cycle ou des cycles supérieurs et vous souhaitez développer de nouvelles compétences ou augmenter votre capacité de travail ? Vous planifiez un projet spécifique qui pourrait bénéficier d'un financement, par exemple, l'inscription de votre revue au Directory of Open Access Journals, l'élaboration d'une politique sur l'équité, la diversité et l'inclusion ou la mise en œuvre de normes d'accessibilité sur votre site web ? Pensez à soumettre votre candidature aux bourses Coalition Publica pour les éditeurs étudiants et les éditrices étudiantes !
Coalition Publica est un projet d'infrastructure ouverte pour la diffusion de la recherche et la publication savante numérique au Canada. Nous nous réjouissons d'aider les équipes éditoriales de premier, deuxième ou troisième cycles à développer leurs compétences et à mettre en place des bonnes pratiques en matière de publication savante numérique au sein de leurs revues.
Valeur
2 subventions de 1 000 $ chacune ; au moins une subvention sera accordée à unᐧe étudiantᐧe de premier cycle.
Ces subventions sont des paiements uniques financés par le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada dans le cadre de l'Initiative pancanadienne d'accès aux connaissances.
La bourse peut être utilisée pour (entre autres) :
Une rémunération pour le bénéficiaire de la subvention (rédacteur·trice en chef étudiant·e) ou d'autres membres clés de l'équipe de la revue qui consacrent du temps à un projet spécial ;
le paiement de services qui soutiennent le projet (par exemple, la conception graphique, le développement web, la révision de texte, etc.) ;
le paiement de licences de logiciels qui soutiennent le projet ;
les frais de formation ou de conférence pour le bénéficiaire de la subvention (rédacteur·trice en chef étudiant·e) ou d'autres membres clés de l'équipe de la revue.
La bouse ne peut pas être utilisée pour :
les coûts d'impression associés à la production des numéros de la revue ;
les achats d'immobilisations (ordinateurs portables, tablettes, imprimantes, bureaux ou autres meubles, etc.) ;
les frais d'événements liés au lancement d'un nouveau numéro.
Critères d'admissibilité
Les étudiant·es éligibles doivent répondre aux critères suivants :
Être un·e étudiant·e de premier, deuxième ou troisième cycle inscrit·e dans une université canadienne au cours de la prochaine année universitaire (2025-2026).
Avoir l'intention de faire partie de l'équipe éditoriale d'une revue étudiante admissible au cours de la prochaine année universitaire (2025-2026).
Être en mesure de recevoir des fonds sur un compte bancaire au Canada.
Les revues admissibles doivent répondre aux critères suivants :
Gestion étudiante, c’est-à-dire que la majorité des opérations sont entreprises par des étudiant·es ;
Hébergement par une bibliothèque universitaire canadienne ;
Publication de recherches étudiantes originales évaluées par des pairs (l'évaluation par des pairs comprend l'évaluation par des professeur·es, par des membres de l’équipe éditoriale de la revue ou d'autres étudiant·es), d'autres types de contenu peuvent également être publiés ;
L’anglais ou le français comme langue de publication principale (d'autres langues peuvent également être publiées) ;
Parution d’au moins un numéro au cours de l'année civile écoulée et progrès démontrables en vue de la publication d'un prochain numéro.
La priorité sera donnée aux rédacteur·trices en chef étudiant·es et aux revues qui n’ont jamais reçu la bourse auparavant.
La bourse sera versée en août 2025 à un bénéficiaire représentant la revue. Cette personne assumera la responsabilité de la gestion des fonds au nom de la revue ou de son équipe.
Critères de sélection et processus d'évaluation
Les candidatures seront examinées de manière indépendante par les membres du comité d'organisation du Forum des revues étudiantes, qui comprend des bibliothécaires et des professionnel·les de l'édition. Afin d'éviter tout conflit d'intérêt potentiel, les membres du comité s'abstiendront d'évaluer les candidatures des revues hébergées dans leur établissement.
Les candidatures seront évaluées en fonction de tous les critères d'éligibilité. En outre, les propositions de projets se verront attribuer des points en fonction de la manière dont il répond à chacune des attentes suivantes, en utilisant une échelle de 1 (faible) à 5 (élevé), de sorte que les propositions sont notées sur 25 :
La proposition est pertinente pour une revue gérée par des étudiant·es et les objectifs du projet sont clairement énoncés ;
Le projet identifie et répond à un besoin qui va au-delà des opérations régulières de la revue (par exemple, développement de nouvelles compétences, augmentation de la capacité de travail, projet spécial) ;
La proposition démontre que la réalisation du projet peut avoir des retombées positives et durables pour la revue ;
Le projet décrit est raisonnable et atteignable pour une revue gérée par des étudiant·es ;
Le budget est réaliste pour le projet proposé et les coûts sont justifiés de manière appropriée.
Équité, diversité et inclusion
Coalition Publica s'engage à respecter les principes d'équité, de diversité et d'inclusion. Les éditeurs étudiants et les éditrices étudiantes qui sont issu·es de groupes historiquement sous-représentés ou ceux et celles dont la revue a pour mission de soutenir ces groupes, sont particulièrement encouragé·es à soumettre leurs projets. Les candidatures présentant des projets qui traitent de diversité, d'équité, d'inclusion ou d'accessibilité sont également encouragées.
Comment soumettre sa candidature
Les candidatures peuvent être soumises en français ou en anglais.
Les candidat·es doivent remplir le formulaire de candidature en ligne comprenant :
Une description de leur revue (250 mots maximum) ;
Une description du projet et de son état d'avancement (500 mots maximum) ;
Un budget décrivant la manière dont les fonds seront utilisés (veuillez télécharger et compléter ce modèle de budget) ;
Le nom et les coordonnées d'un·e membre du corps enseignant, du personnel ou d'un·e bibliothécaire de l'établissement d’attache de la revue pouvant servir de référent·e à la demande.
Veuillez noter que vous aurez besoin d'un compte Google pour soumettre le formulaire de candidature. Si vous ne disposez pas d'un compte Google ou si vous ne souhaitez pas utiliser ce type de compte, veuillez contacter Jeanette Hatherill (jeanette.hatherill@coalition-publi.ca) pour obtenir une version Word du formulaire de candidature.
Date limite de dépôt des candidatures : le 13 avril 2025 à minuit, heure du Pacifique.
Les demandes de renseignements doivent être envoyées à Jeanette Hatherill, Coordonnatrice principale de Coalition Publica, jeanette.hatherill@coalition-publi.ca
